在申请日本留学签证时，需要提供一系列的文件，这些文件的准备是非常必要的，而其中一项重要的文件是签证申请表。对于签证申请表，可以在使领馆官网上下载，需要申请人填写个人信息、留学计划等内容，同时也需要提供一张近期免背景的证件照，此外，还需要提供护照原件以及复印件、学校录取通知书、在学证明（成绩单）、抵达日程表等。这些文件都是非常重要的，如果申请人任何一项信息出现不严谨、错误或遗漏，都可能会影响留学签证的审批。
对于日本留学签证来讲，还有一个非常重要的环节，那就是面签。当所有的签证材料准备齐全后，就需要进行面签。面签是为了让签证官面对面的与申请人沟通，通过沟通来判断申请人的身份、学业计划等信息是否真实可靠，进而决定是否给予签证。
在面签过程中，则需要申请人提供有关个人、学业情况的详细信息，并交验所提供的文件是否真实可靠。而为了保证资料的安全和有效性，签证官往往要求申请人将提交的材料原件交给他们进行查验，并需要申请人亲自解答一些问题，如何最大程度地展示学术成果、战胜学术问题、体现自己的优势等，都需要考虑到。
在面签过后，签证官会根据申请人提交的材料以及面签过程中的表现来进行决策。如果签证申请被批准，就会在护照上贴上签证的标记，表示可以入境日本。此时，申请人可以开始办理机票、住宿、商业访问、社交访问等各种细节事宜，这也是一项繁琐而又重要的事情。一旦申请人在日本的逗留时间已经结束，就需要申办回国签证，这也是非常重要的一个环节，在离开日本之前，需要确认自己的签证状态是否有效，然后进行离境手续。
综合来看，在日本留学签证申请时所需要提供的文件和材料非常多，准备过程也非常繁 cumbersome。在此过程中，每一份材料的递交、每项信息的填写、每一个问题的回答，都需要认真对待，既要保证准确性，又要充分展示出自己的实力和学业计划。而最后，是否需要盖章，这并不是最重要的问题，签证官关注的是申请人所有提交过来的信息和资料的可信度和真实性，申请人只需做到每项内容的详尽，准确无误，就不用过于担心这个盖章的问题了。
